Come aprire una biglietteria online. Guida a Eventbrite: come funziona?

By 22 Febbraio 2019 settembre 17th, 2019 Teatro

1. Come funziona Eventbrite, la biglietteria online del momento

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Se lavori nel settore degli eventi avrai certamente sentito parlare di Eventbrite, piattaforma web per la gestione di spettacoli, concerti e convegni. In una parola, di tutto ciò che è live.

I cinema hanno la loro biglietteria, online e offline. I “big” (teatri, concerti e festival di una certa importanza) si appoggiano spesso ai grandi operatori, come TicketOne. Ma come si gestiscono ingressi e biglietti per tutti quegli eventi minori, magari gratuiti, che spesso capita di organizzare?

Bisognerebbe aprire una biglietteria online apposta per l’occasione. Bisognerebbe, se non esistessero piattaforme come Eventbrite.

Capire come funziona è piuttosto immediato, almeno per le funzioni base. Per questo Eventbrite è così popolare. Qualche numero? Eccolo:

  • 3 milioni di eventi promossi nel 2017;
  • 700mila creatori di eventi nel 2017;
  • eventi organizzati in 170 paesi nel 2017.

Sono dati che ci parlano della grande diffusione di questa piattaforma. Ma la verità è che quasi tutti ne ignorano il potenziale: la maggior parte degli utenti utilizza solo le funzioni basic di Eventbrite, lasciandosi sfuggire degli strumenti molto interessanti.

Quali?

Pensa alla gestione della pianta. A un check-in degli ospiti veloce e digitalizzato. Pensa a una condivisione intelligente sui social, al monitoraggio dei dati in tempo reale e alle newsletter (sì, puoi inviarle direttamente da Eventbrite!).

Pensa a tutto questo, e avrai altrettanti buoni motivi per iniziare subito a testare questa piattaforma dalle mille risorse. E adesso… scopriamo come funziona Eventbrite.

2. Come aprire una biglietteria online con Eventbrite. Partiamo dalle basi

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Aprire una biglietteria online è un’esigenza più comune di quanto si creda.

Magari hai appena rilevato la gestione di un piccolo teatro che viene da un approccio vecchio stampo, tutto incentrato sull’emissione “fisica” dei biglietti, e non sai da dove iniziare per trasferire la vendita sul web.

Magari, come è capitato a noi, devi organizzare un evento a titolo gratuito (ma con un numero limitato di posti disponibili) e non puoi appoggiarti al tuo solito operatore per gestire gli ingressi.

È proprio in questi casi che dovremmo considerare l’utilizzo di uno strumento diverso dal solito, come Eventbrite. Vediamo insieme, fin dai primi passi, come si apre una biglietteria online.

2.a. Come registrarsi su Eventbrite: costi e funzionamento

Registrarsi su Eventbrite è semplice ed immediato. Dalla homepage basta selezionare “crea un evento” e inserire il proprio indirizzo mail. Dovrai quindi cliccare su “inizia”, inserire i tuoi dati (nome, cognome e password) e completare la tua iscrizione.

Ti accorgerai subito che la registrazione è gratis. Eventbrite non richiede un abbonamento e, fintantoché organizzerai degli eventi a titolo gratuito, non dovrai pagare nulla. Gli unici costi sono i diritti di vendita, che vengono applicati solo sui biglietti a pagamento (se deciderai di emetterne).

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2.b. Creare il tuo primo evento su Eventbrite

Evviva! La tua iscrizione è completata: puoi iniziare subito a creare il tuo primo evento. Ecco tutti i passaggi da effettuare (e tutti i modi in cui puoi personalizzarlo).

  • Scegliere il titolo;
  • Impostare ora, data e luogo;
  • Creare eventi multipli (come nel caso di più repliche di uno stesso spettacolo);
  • Inserire una bella immagine di copertina;
  • Scrivere un testo che spieghi l’evento;
  • Aggiungere una lista di FAQ per gli utenti (utilissimo: ti farà risparmiare molto tempo quando tutti inizieranno a farti domande!);
  • Collegare gli account social per la condivisione (qui c’è una funzione fondamentale; ci torneremo più avanti);
  • Creare i biglietti (idem!);
  • Selezionare una politica di rimborso fra quelle proposte.

La chicca: sapevi che puoi aggiungere altri organizzatori al tuo evento? Immagina di dover affidare la gestione di Eventbrite a un tuo dipendente o collaboratore: puoi farlo creando un profilo appositamente per lui.

Non avrà necessariamente il tuo stesso “potere” all’interno della piattaforma, perché sarai tu a decidere quali autorizzazioni dare al suo profilo. Ad esempio, potrà gestire le liste degli invitati ma non cancellare l’evento.

3. Come usare Eventbrite "like a pro". I tool più interessanti

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Ora che abbiamo imparato le funzioni base, è il momento di passare al livello pro. E qui il gioco si fa duro.

Tutto ciò che segue deriva dalla nostra esperienza personale con Eventbrite. Per un po’ abbiamo usato questa piattaforma digitale soltanto a livello “basic”Poi abbiamo iniziato a esplorarla in profondità.

È stata una sorpresa continua, un’esperienza completamente diversa. Passo dopo passo siamo riusciti a modellare la piattaforma per creare, in pratica, una biglietteria online su misura per noi.

E quindi: pronto a diventare cintura nera di gestione degli eventi? Scopriamo come usare Eventbrite al massimo del suo potenziale.

3.a. Creare i biglietti su Eventbrite (spoiler: puoi anche disegnare la pianta!)

Sotto alla voce “crea biglietti” vedrai tre pulsanti: biglietto gratuito, biglietto a pagamento, donazione.

Aspetta prima di cliccare! In alto a destra vedrai l’opzione “posti riservati”. Selezionandola comparirà un nuovo tasto, “nuova mappa della sede”. Clicca e preparati ad una vera magia.

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Potrai scegliere fra diversi tipi di piante: le classiche file (come a teatro), tavoli e sedie (come a un pranzo) o posti a sedere misti; o ancora “area vuota”, personalizzabile al 100%.

Una volta creata la mappa sarai in grado di assegnare i biglietti. Ecco tutte le cose che puoi fare:

  • Creare biglietti di prezzi diversi e assegnarli a ciascun settore direttamente dalla mappa;
  • Impostare un ordine di vendita, in modo che i biglietti di ogni settore vengano venduti secondo una gerarchia (iniziando dai migliori);
  • Permettere agli utenti di selezionare il proprio posto direttamente dal tuo evento online;
  • Creare biglietti opzionati per i posti riservati.

Questi sono due (dei molti) esempi delle mappe che puoi creare su Eventbrite: una con file, settori e palcoscenico; un’altra con tavoli, sedie e alcuni degli elementi che possiamo inserire (bar, pista da ballo, toilette…).

Chiarissimo, vero?

La chicca: su Eventbrite puoi persino creare un badge per i tuoi ospiti! Decidi quali informazioni stampare (nome, titolo dell’evento, tipo di biglietto…), scegli il font e la piattaforma farà in automatico tutto il resto. Se stai organizzando una conferenza o una masterclass, uno strumento che stampa badge dall’elenco dei partecipanti potrebbe esserti molto utile.

3.b. Gestire le liste d’ingresso, i check-in e le liste d’attesa

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Facciamo un esempio: vogliamo organizzare un concerto gratuito. Pubblichiamo il nostro evento su Eventbrite, lo condividiamo sui social e le persone iniziano ad iscriversi. Ecco tre problemi che possono presentarsi.

Gestire le iscrizioni da diversi canali

  • Problema. Mentre la maggior parte degli utenti si è iscritta via Eventbrite, qualcuno ha telefonato per prenotare un biglietto. Qualcun altro lo ha comunicato via mail o lasciando un messaggio privato su Facebook. E così ti trovi a dover accorpare tre o quattro liste diverse, rimetterle in ordine alfabetico, stamparle e consegnarle al personale addetto al check-in. (Stiamo già sbadigliando.)

  • Soluzione. Su Eventbrite puoi correggere manualmente le liste, aggiungendo chi si è iscritto da altri canali. Semplice, veloce e senza inutili complicazioni.

Gestire il check-in e le iscrizioni multiple

  • Problema. Una persona chiama per riservare quattro posti. Una bella notizia, certo; fino al momento del check-in. E cioè, quando le quattro persone arriveranno alla spicciolata e tu non saprai più cosa spuntare dalla lista.

  • Soluzione. Su Eventbrite gli utenti possono indicare, in fase d’iscrizione, quanti posti desiderano prenotare. Andando su Gestione eventi > Gestione partecipanti > Check-in vedrai una schermata molto simile a questa:

Tutto ciò che dovrai fare, per gestire correttamente gli ingressi, sarà munire il personale di un tablet o di un pc. Accanto a ogni nome è indicato il numero di biglietti acquistati: ogni volta che una di queste persone si presenterà all’ingresso, potrai scalare un numero dall’elenco dei posti prenotati.

E potrai comodamente cercare gli ospiti per nome o indirizzo mail, senza scorrere continuamente l’elenco.

Gestire le liste d'attesa

  • Problema. Stai organizzando un evento gratuito. Ciò incoraggia gli utenti ad iscriversi – occupando, di fatto, un posto – anche quando non sono sicuri di poter partecipare. Ma poi qualcuno (succede sempre!) telefona all’ultimo, scusandosi e annullando la prenotazione.
    Risultato: credevi di aver raggiunto il “tutto esaurito” e alcune persone sono rimaste tagliate fuori. Ma, allo stesso tempo, il giorno dell’evento ti ritrovi con dei posti vuoti.

  • Soluzione. La gestione delle liste d’attesa, su Eventbrite, è estremamente semplice. Perché è automatizzata al massimo ma, al tempo stesso, altamente personalizzabile.
    Puoi scegliere di attivare la lista d’attesa nel momento in cui il tuo biglietto gratuito fa il “tutto esaurito”, oppure quando la capienza totale dell’evento viene raggiunta. Gli utenti potranno così iscriversi in prima persona alla lista d’attesa (in alternativa potrai aggiungerli tu).
    Non appena si libererà un posto, il primo utente nella lista d’attesa riceverà una mail automatica con un messaggio deciso da te. Eventbrite trasferirà immediatamente il suo nominativo dalla lista d’attesa a quella effettiva.

3.c. Come vendere i biglietti Eventbrite direttamente su Facebook

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Immagina di navigare su Facebook e imbatterti in un evento che attira la tua attenzione. Clicchi sul titolo, leggi la descrizione, decidi che quell’evento ti interessa davvero. Come fare a partecipare?

Scorri tutte le informazioni in cerca di un link. E poi la vedi: la temuta, terribile, inevitabile scritta

I biglietti sono acquistabili sul nostro sito.

Ecco. Lo sapevamo. Allora apri una nuova tab, digiti l’indirizzo del sito, cerchi la biglietteria online…

Ti è già passata la voglia di acquistare un biglietto, vero?

Già. Succede sempre anche a noi.

Ma su Eventbrite hai la possibilità di collegarti direttamente alla tua pagina Facebook. Come?

Accedi alla tua pagina Facebook e crea un evento anche lì. Noterai un campo da compilare, “URL dei biglietti”: ti basterà inserire l’URL del tuo evento Eventbrite (già pubblicato!) per collegarlo. E quando gli utenti di Facebook cliccheranno su “Biglietti disponibili”, si aprirà una lightbox da cui potranno prenotare o acquistare un biglietto.

Esatto: senza neanche uscire da Facebook.

Pensi sia irrilevante?

Te ne accorgerai dall’aumento di biglietti venduti. Provare per credere.

4. Conclusione: la nostra esperienza pratica con Eventbrite (e le nostre opinioni)

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Capire come funziona Eventbrite può sembrare molto semplice. Ma, in realtà, questa piattaforma nasconde tanti e tali strumenti che possiamo dire una cosa: non si finisce mai di scoprirla.

Ecco un tipico esempio dei casi in cui può esserci utile saper usare Eventbrite.

Il festival Donizetti Opera, di stanza a Bergamo, è una rassegna lirica che si tiene ogni anno fra novembre e dicembre. È ovviamente dedicata a Gaetano Donizetti, il celebre compositore nato e vissuto proprio a Bergamo.

Ogni stagione richiama migliaia di appassionati, che accorrono da tutto il mondo per assistere alla rappresentazione delle sue opere. Ma il Festival non si limita agli spettacoli più importanti: spesso esce dai confini del teatro e invade piazze, strade, locali. A giugno si svolge la Donizetti night, sorta di notte bianca dedicata al compositore, ed eventi minori e conferenze sono disseminati lungo il corso dell’anno.

Ovviamente, molti di questi eventi collaterali sono a titolo gratuito. E se i biglietti delle Opere più importanti sono venduti da Vivaticket, qui il discorso cambia.

È il caso di “Gaetano, Gioppino e l’Elisir d’amore”.

L’Elisir d’amore è forse la più famosa fra le opere di Donizetti. Gioppino Zuccalunga è una maschera settecentesca tipicamente bergamasca, un personaggio conosciuto e amato dai bambini. Aggiungiamo un’associazione teatrale (La Caverna), i Burattini Cortesi, un tenore, un pianista e… avremo un divertente spettacolo dedicato ai più piccoli, che esplora con la fantasia la nascita di questo famoso melodramma.

L’evento si è svolto all’auditorium Fausto Begnis della Fondazione Carisma di Bergamo. Sessanta posti messi a disposizione, ingresso gratuito su prenotazione.

Prima considerazione: si trattava di uno spettacolo per famiglie – ed era ovvio che ad effettuare l’iscrizione sarebbero stati i genitori – per cui sapevamo che avremmo avuto solo prenotazioni multiple, con più posti riservati a nome di una sola persona. Quest’esigenza ci ha spinti a esplorare la funzione del check-in “scaglionato” di cui parliamo al punto 3.b.

Seconda considerazione: l’evento non si è svolto in uno dei teatri di Bergamo (che il pubblico del Festival conosce molto bene), ma in un luogo un po’ insolito. Ciò ha reso necessaria la creazione di una mappa da mostrare sulla pagina dell’evento. Una funzione di Eventbrite davvero molto utile.

Terza considerazione: abbiamo condiviso questo evento su diversi canali. Sulla pagina Eventbrite dedicata all’evento atterravano, nel complesso:

  • Post organici e inserzioni sponsorizzate su Facebook;
  • Newsletter interne ed esterne a Eventbrite;
  • Schede evento nei siti web del festival Donizetti Opera e della Fondazione Teatro Donizetti;
  • Non da ultimo, la funzione di ricerca della piattaforma stessa (inclusa l’app per mobile).

Come individuare i canali migliori?

Spinti dalla necessità di valutare l’efficacia dei nostri mezzi, abbiamo iniziato ad esplorare la sezione “Analisi” di Eventbrite. E abbiamo scoperto molte cose interessanti sul monitoraggio.

Sapevi che puoi scoprire quanto traffico, quante visualizzazioni e quante vendite ha portato ciascun canale al tuo evento?

Sapevi che puoi collegare il tuo pixel di Facebook al profilo Eventbrite, per monitorare i risultati delle campagne?

Sapevi che puoi visualizzare in una mappa la concentrazione geografica dei partecipanti?

Queste sono solo alcuni dei tool che abbiamo scovato esplorando questa biglietteria online. Li abbiamo scoperti lentamente, utilizzo dopo utilizzo, a seconda delle diverse esigenze che di volta in volta ci si sono presentate.

Abbiamo provato a racchiudere tutta la nostra esperienza in un’unica guida, sperando sia utile ed esauriente. Ma c’è un solo modo per capire davvero come funziona Eventbrite: iniziare ad usare questa piattaforma.

Perché non metterti subito all’opera?